Regel je zaken goed – Maak schriftelijke afspraken!

Diep van binnen weet iedere ondernemer eigenlijk wel dat het belangrijk is om afspraken schriftelijk vast te leggen. Toch doen heel veel ondernemers het niet. Vaak wordt er dan gezegd dat er wordt gewerkt ‘op basis van vertrouwen’. Toch geloof ik daar maar weinig van. Volgens mij is het een excuus en houd je jezelf voor de gek. In dit artikel behandel ik een aantal veelgehoorde smoesjes om afspraken niet schriftelijk vast te leggen. Vervolgens behandel ik wat ik denk dat de werkelijke oorzaak is en geef ik je een aantal praktische tips.

Veelgehoorde smoesjes

Ik wil beginnen met de veelgehoorde smoesjes. Die zal ik hieronder behandelen. De meeste smoesjes vallen grofweg binnen de onderstaande categorieën: vertrouwen, flexibiliteit en gemak.

Vertrouwen

Dat er op basis van vertrouwen gewerkt wordt is verreweg het meest gebruikte excuus om geen schriftelijke afspraken te maken. Het klinkt op zich redelijk en niet als een excuus. Echter, sta je er langer bij stil dan is het natuurlijk onzin. Je maakt een denkfout. Het een (elkaar vertrouwen) sluit het ander (schriftelijke afspraken maken) immers helemaal niet uit. Jullie kunnen als jullie elkaar vertrouwen toch prima schriftelijke afspraken maken? Sterker nog, ik denk dat je überhaupt geen zaken moet doen met mensen of bedrijven die je niet vertrouwd.

Flexibiliteit

Ik hoor ook nog wel eens dat mensen niet teveel gebonden willen zijn en dat afspraken nog niet helemaal vaststaan of dat er later nog wel afspraken zullen worden gemaakt. Deze smoesjes schaar ik onder de noemer flexibiliteit.

Ook hier wordt een fout gemaakt in het denken. Het is niet zo dat je pas gebonden bent aan een afspraak als je hem schriftelijk vastlegt. De wet bepaalt dat overeenkomsten (Nederlands voor contracten) tot stand komen door aanbod en aanvaarding. Dat een overeenkomst op papier moet worden gezet is slechts in een aantal gevallen vereist. Jouw mondelinge afspraken en handshake-deals zijn dus gewoon bindend.

Gemak

Dan zijn er nog de ondernemers die zeggen dat ze het papierwerk achterwege laten omdat ze het gewoon makkelijk willen houden. Het mooie aan deze ondernemers vind ik dat ze eerlijk zijn. Althans, ze zijn niet eerlijk maar ze lijken eerlijk. Op het moment van het maken van de afspraken is het allemaal makkelijk natuurlijk. Maar wanneer er zich problemen of discussie gaat voordoen, dan heb je er alleen maar meer werk aan. De besparing die je dan in het verleden hebt gehad, weegt simpelweg niet op tegen de tijd en kosten die er gemoeid gaan om zoiets recht te zetten. Dan heb ik het nog niet over de stress en onzekerheid die je erdoor kunt ervaren.

Werkelijke situatie

Hiervoor heb ik een aantal smoesjes behandelt. Ik hoop natuurlijk dat je jezelf er niet in herkent of je hebt voorgenomen om het anders te gaan aanpakken. Ik behandel hieronder wat de echte oorzaak is dat afspraken niet zwart-op-wit worden gezet en wat je daaraan kunt doen.

Je bent bang om de ander af te schrikken

In mijn ogen is dit de grootste oorzaak is dat ondernemers hun afspraken niet schriftelijk vastleggen. Je bent bijvoorbeeld heel blij met de nieuwe zakelijke relatie of zelfs een beetje vereerd dat de betreffende partij met je wil samenwerken. Misschien is het ook wel zo dat je de omzet die uit deze deal voortkomt heel goed kan gebruiken en dat je daarom wil dat de andere partij niet ineens besluit om ervan af te zien.

Allereerst denk ik dat je angst irreëel is. De reactie van de ander is namelijk heel erg afhankelijk van hoe je het brengt. Je kunt bijvoorbeeld tijdens een gesprek heel luchtig laten vallen: ‘We vinden het echt super dat jullie met ons willen samenwerken. Vinden jullie het goed als ik alvast een aantal van onze afspraken op papier zet? Dan mail ik jullie komende week een voorzetje en kunnen jullie er nog even rustig naar kijken.’

Je zou er ook voor kunnen kiezen om de afspraken per e-mail te bevestigen. Dan staat er in ieder geval iets op papier. Je zou bijvoorbeeld kunnen sturen: ‘Nogmaals bedankt voor ons gesprek van zojuist. Om te checken of ik alles goed heb begrepen heb ik hieronder nog even samengevat wat we hebben besproken. Ik hoor het graag als jullie nog iets missen.’

Je bent gemakzuchtig

Een tweede belangrijke oorzaak dat je liever geen schriftelijke afspraken maakt, is dat je gemakzuchtig bent. Hier ben ik hierboven al op ingegaan. Het is belangrijk om je voor ogen te houden dat wat nu makkelijk lijkt veel gedoe kan opleveren in de toekomst. Veel zaken die ik heb behandeld hadden voorkomen kunnen worden als (een van de) partijen meer moeite hadden gedaan in het verleden.

Je weet niet waar je moet beginnen

Ook is het zo dat veel ondernemers niet goed weten waar ze moeten beginnen. Dat snap ik wel. De eerste keer dat ik de opdracht kreeg om een overeenkomst op te stellen, wist ik ook niet waar ik moest beginnen. Ik begon daarom gewoon met de belangrijkste zaken in een lijstje op te sommen. Nadat ik dat had gedaan ging ik opzoek naar modellen en voorbeelddocumenten. Met eigen input, een beetje inspiratie en gezond verstand lukte het toen om een prima contract op te stellen.

In de meeste gevallen raad ik het af om klakkeloos een model over te nemen. Ik raad daarentegen wel aan dat je naar modellen en voorbeelden kijkt om na te gaan of je zelf niets over het hoofd ziet of om inspiratie op te doen. Wanneer het om een deal gaat waarbij grote financiële belangen zijn gemoeid, raad ik je altijd aan om een jurist te raadplegen.

Ik hoop dat je iets hebt opgestoken van dit artikel. Je bewijst jezelf er een dienst mee wanneer je zaken op papier zet. Dat voorkomt gedoe in de toekomst. Wil je een contract laten beoordelen door een jurist of heb je hulp nodig bij het opstellen van een contract? Neem dan contact met me op.